Риски работодателя из-за внутренней кадровой документации
Правовые риски работодателя можно разделить (условно) на две категории:
  • выявленные нарушения в ходе проверки ГИТ;
  • трудовые споры с работниками и компенсации во внесудебном порядке или по итогам судебного решения.
Обе категории тесно связаны с внутренней (локальной) кадровой документацией – ее наличием и оформлением. В данной статье разберем основные факторы из кадрового делопроизводства, которые влияют на решения проверяющих и судей, определяя уровень трудовых рисков работодателя.
Часто при проверках запрашиваются следующие документы
При трудовых спорах дополнительно могут быть запрошены документы:
  • Положение об охране коммерческой тайны;
  • Положение об адаптации работников;
  • Положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • Положение о проведении аттестации работников.
Систематизация кадрового учета чаще всего обеспечивается журналами учета:
1). Журнал выдачи трудовых книжек.
Трудовую книжку работодатель обязан выдать в день увольнения работника, а также работник может затребовать документы, связанные с работой. С подобным журналом вы сможете подтвердить такую выдачу трудовой книжки, в т.ч. в случае возникновения спорной ситуации. 2). Журнал учета трудовых договоров.
Особенно актуально при практике заключения срочных трудовых договоров и большого количества работников. По правилам о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работника нужно предупредить не менее чем за 3 календарных дня до увольнения. Иначе – трудовой договор из срочного превращается в договор на неопределенный срок.
3). Журнал учет приказов по личному составу.
Используется для учета порядковых номеров кадровых приказов. Это может быть один журнал на все виды приказов или под каждый вид (прием, увольнение, перевод и т.д.) отдельный.
4). Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА).
Трудовое законодательство требует, чтобы работник был ознакомлен под роспись со всеми локальными нормативными актами работодателя еще до подписания трудового договора.

Что делать, если работник отказывается ставить подпись об ознакомлении с ЛНА?
1). Составьте в произвольной форме акт об отказе, в котором зафиксируете факт отказа работника, укажите дату и время составления. Укажите, что акт составлен в присутствии работника, по которому составляется документ.
2). Акт составляйте в присутствии не менее 2 лиц (в идеале 3 человек – один из которых является непосредственным руководителем работника), которые должны поставить свои подписи в акте, который также подпишите у руководителя организации.
3). В месте, где работник должен был поставить подпись, укажите факт отказа. Например, для увольнения, сам по себе акт об отказе не заменяет соответствующую запись на приказе об увольнении – ее отсутствие может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

Особенности применения локальных нормативных актов, которые стоит учесть:
1). Работники ходят в отпуск в периоды, которые не совпадают с установленным графиком отпусков

Для того чтобы данное обстоятельство не было расценено, как нарушение, стоит брать у работников заявления о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска, после чего внести соответствующие изменения. О перенесенном отпуске нужно так же уведомить работника не менее чем за две недели до его начала.
Учитывайте, что нельзя перенести отпуск, если в результате получится, что работник работает без отпуска более двух лет подряд.
Вы можете предусмотреть основания переноса ежегодного оплачиваемого отпуска в правилах внутреннего трудового распорядка.
2). Подписание каждой страницы трудового договора, его прошивка
Законодательных требований по подписанию каждой страницы трудового договора, его прошивки и скрепления печатью на склейке не установлено. Однако в судебной практике подобный договор могут не принять. Например, в
данном случае
суд не принял во внимания условия трудового договора, т.к. он не прошит, не пронумерован и заверен подписями на каждой странице только одной стороной.
Лучше все же подписывать каждую страницу трудового договора обеими его сторонами, а также предусмотреть локальном акте правила такого оформления.
3). Охрана труда в организации
Часто небольшие организации, занимающиеся торговлей или оказанием услуг, не уделяют достаточного внимания вопросам оформления охраны труда. Важно учитывать, что такие требования касаются всех организаций, и подобные нарушения влекут неприятные финансовые риски.
Организация охраны труда любой организации состоит, как минимум, из трех типов документов:
  • локальные нормативные акты – журнал инструктажей и проверки знаний по охране труда, инструкции и положение по охране труда;
  • внешнее обучение – удостоверения по охране труда (как минимум, для руководителя организации);
  • специальная оценка условий труда – запротоколированные результаты проверки безопасности рабочих мест. Распространенная ошибка – это игнорирование какого-либо типа документов в своем кадровом делопроизводстве.
4). Нужно ли переоформлять и переподписывать локальные кадровые документы при смене руководителя организации?
Не нужно, смена руководителя организации не является основанием для переоформления таких документов. При смене состава участников ООО (акционеров АО) также не происходит изменение (переподписание, дополнительные соглашения) в трудовом договоре руководителя организации.
Для индивидуальных предпринимателей – при смене фамилии ИП нужно внести изменения в трудовые книжки работников (в части смены наименования работодателя), а в локальные нормативные акты изменения вносить не обязательно.
5). Проверка работников на полиграфе
Работодатель может применить проверку на полиграфе (например, при назначении работников на должности, связанные с госзакупками), законодательно это не регламентировано. Чтобы провести подобную проверку, необходимо получить от работника согласие в виде соответствующего заявления.
Важно учитывать, что отказ от подобной процедуры не влечет для работника никаких последствий. Работодатель не может отказать работнику на основании результатов проверки на полиграфе.
6). Испытательный срок и увольнение по результатам его прохождения
Часто увольнение по результатам непрохождения испытательного срока происходит после формального диалога с соответствующим решением, но это чревато спорами и рисками для работодателя. Поэтому оформите положение об испытательном сроке, в котором укажите порядок и прозрачные условия его прохождения.
Целесообразно готовить промежуточные отчеты для сотрудников, проходящих испытание, знакомя их с промежуточными результатами. Итоговый отчет о прохождении (непрохождении) испытательного срока должен содержать максимально подробную информацию и детализацию.

НАПИСАТЬ НАМ.
НАШИ СПЕЦИАЛИСТЫ ВАМ ОТВЕТЯТ!
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП К КОНСУЛЬТАНТПЛЮС НА 3 ДНЯ БЕСПЛАТНО!
ЗАКАЗАТЬ ДОСТУП
По всем вопросам свяжитесь с нами любым удобным способом:
ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК
Нажимая на кнопку "Отправить", я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с политикой конфиденциальности
Made on
Tilda